Affärsetik

Att följa etiska standarder och lagar är utgångspunkten för alla handlingar och beslut på Kalmar. Att agera etiskt är varje anställds ansvar på Kalmar och ett krav för företagets affärspartners. Kalmar’s ledning har en viktig roll i att sända ett tydligt budskap från toppen och möjliggöra skapandet av strukturer som säkerställer att efterlevnadsrisker effektivt bedöms, kontrolleras och minimeras. Kalmar’s uppförandekod är vårt främsta verktyg för att skapa och implementera en etisk företagskultur. Uppförandekoden hjälper våra medarbetare att fatta informerade beslut och hitta mer information när de är osäkra.

Kalmar har ett robust riskbaserat program för etik och efterlevnad, som fokuserar på att förebygga, upptäcka och reagera på potentiella oegentligheter, och säkerställer att relaterade risker hanteras effektivt och konsekvent genom hela organisationen. Etik- och efterlevnadsteamet (E&C) består av erfarna yrkespersoner som driver och övervakar det övergripande E&C-programmet, genomför regelbundna riskbedömningar för etik och efterlevnad, administrerar SpeakUp-kanalerna och säkerställer att rapporterade bekymmer hanteras oberoende, snabbt och professionellt, övervakar Kalmar’s program för tredjeparts- och exportkontroller och erbjuder E&C-vägledning och stöd till hela organisationen.

Förebygga – Utbilda Kalmar-anställda om E&C-policyer och lagar, skapa en kultur av integritet och respekt inom Kalmar’s organisation, ge råd till ledare och anställda genom E&C-utmaningar, bygga och övervaka effektiva kontroller mot bedrägeri och annan oegentlighet.
Upptäcka – Administrera Kalmar’s konfidentiella SpeakUp-rapporteringskanal tillgänglig för kollegor och partners, professionellt genomföra och övervaka E&C-utredningar av identifierade bekymmer, övervaka centrala kontroller för potentiella oegentligheter.
Reagera – Säkerställ att Kalmar svarar snabbt och lämpligt när det finns bevisad oegentlighet eller kritiska brister i dess kontrollramverk.

Etik och efterlevnad-teamet stöder företagets divisioner med proaktiv rådgivning, information och utbildning samt genom att genomföra interna utredningar. Genom obligatoriska e-learningkurser om vår Uppförandekod utbildar Kalmar sina anställda om etik- och efterlevnadsrelaterade ämnen och erbjuder övningar och exempel som hjälper anställda att hantera etiska dilemman. Uppförandekod-utbildningen innehåller alltid innehåll om anti-korruption och anti-bestickning.

Kalmar främjar en kultur där det är fritt att tala och uppmuntrar sina anställda att öppet ta upp och diskutera efterlevnadsfrågor och funderingar, samt att söka vägledning. Kalmar-anställda kan rapportera sina bekymmer och potentiellt felaktigt beteende genom olika kanaler, inklusive:

Att diskutera direkt med närmaste chef (den primära kanalen för anställda)
Att informera HR eller avdelningen för Etik och Efterlevnad
Kalmar’s SpeakUp-linje är en externt värd kanal som är tillgänglig för alla att rapportera misstankar om oegentligheter på ett säkert och konfidentiellt sätt. Det är ett tidigt varningssystem för Kalmar att kunna svara på potentiella problem, minska risker och bygga förtroende både inom och utanför organisationen. Tillgång till SpeakUp-linjen för att göra en rapport finns på

https://kalmar.speakup.report/global

Alla misstänkta oegentligheter, inklusive fall relaterade till korruption och mutor, granskas och kan leda till en potentiell undersökning enligt bedömning från Kalmar's Ethics & Compliance-team. Kalmar's SpeakUp-system möjliggör och skyddar konfidentialiteten för rapporter samt, där tillämplig lag tillåter det, anonymiteten för de som önskar vara anonyma vid rapportering.

Vid bekräftade fall av oegentligheter kommer Etik och efterlevnad-teamet i samråd med relevanta ledningsmedlemmar att besluta om lämpliga åtgärder för att åtgärda situationen, såsom förbättrade kontroller, utbildning, disciplinära åtgärder eller uppsägning av relationer med tredje parter. De lämpliga och adekvata åtgärderna bestäms baserat på ärendets detaljer, behoven hos den drabbade personen eller personerna samt lokal lagstiftning. Kalmar Leadership Team diskuterar frågor om efterlevnad och granskar behovet av åtgärder och/eller korrigerande åtgärder under de tvåmånatliga Uppförandekod-panelerna som leds av Ledningen för Etik och Efterlevnad.

Risker från tredje part

Kalmar’s robusta tredje part affärs partner-program säkerställer att alla partners noggrant utvärderas och hanteras på ett riskbaserat sätt. Försäljningspartners, såsom återförsäljare, distributörer och agenter, är föremål för extra onboarding-kontroller och uppföljning för att säkerställa att de endast engageras för legitima affärsändamål. De genomgår förhöjd screening, får ytterligare efterlevnadsträning och övervakning, och engageras alltid på ett transparent sätt genom Kalmar’s standardiserade affärspartneravtal.

Ledningens tillsyn

Kalmars E&C styrningsmodell kopplar samman E&C-teamet direkt med seniora ledningen och revisions- och riskhanteringskommittén i styrelsen, för att hålla dem informerade om statusen för E&C-programmet, befintliga och uppkommande regelefterlevnadsrisker samt statusen för rapporterade oro och utredningar.